引言：慧點科技會議管理系統(tǒng)通過信息化手段固化企業(yè)重要會議的會議計劃、議題提報與準(zhǔn)備、會議通知、會中匯報、會議決策等管理業(yè)務(wù)，同時通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能的集成，實現(xiàn)會前、會中、會后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會議組織和決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。

會議作為企業(yè)集體決策及重要事項部署的關(guān)鍵行為，是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)之一，在任何一個企業(yè)都非常重要。然而，在一些企業(yè)中，會議頻繁組織難度大、與會人員不知所云、會議決策效率低、會議決策的后續(xù)執(zhí)行情況無從追蹤等情況屢見不鮮。為了幫助集團企業(yè)提高會議管理水平，實現(xiàn)會前、會中、會后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）推出了高效、實用的會議管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)會議管理不能承受之重

談到企業(yè)的會議管理，慧點科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)呂兆海指出：每個企業(yè)都要召開董事會、高管辦公會、戰(zhàn)略分析會、黨委會、專題會、項目會等各種會議，并在會中討論一些問題、做出一些決策、安排一些工作，這項看似不起眼的管理業(yè)務(wù)卻與企業(yè)的運營管理息息相關(guān)。但對于會議管理業(yè)務(wù)水平的提升，卻往往容易被企業(yè)忽視。在實際管理過程中，企業(yè)常面臨以下挑戰(zhàn)：如會議議題材料依靠手工收集整理，跨部門協(xié)調(diào)困難，耗時費力；會議組織者通過郵件、紙質(zhì)文件的方式來收集、發(fā)送、確認(rèn)議題材料，過程繁瑣，耗費成本，且成效不高；通過郵件、短信等發(fā)送會議相關(guān)材料和信息，資源零散分布，難以體系化查閱與統(tǒng)籌；會前資料共享難，會議決策者難以實時地了解議題更新、補充材料，影響決策效率；會議決策事項執(zhí)行進展難以快速、體系化跟蹤等。

在IT應(yīng)用深入企業(yè)管理方方面面的今天，采用信息系統(tǒng)來升級企業(yè)的會議管理非常必要。尤其是會議數(shù)量眾多、召開頻率高的集團企業(yè)，對專業(yè)化管理工具提出了更加迫切的需求。作為專注于中國企業(yè)管理信息化應(yīng)用與服務(wù)的軟件廠商，慧點科技基于眾多集團企業(yè)會議管理的最佳實踐和信息化經(jīng)驗，形成了專業(yè)的會議管理系統(tǒng)，旨在讓企業(yè)的會議管理更加體系化、高效、便捷。

呂兆海補充道，我們在與一些企業(yè)溝通業(yè)務(wù)時發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)已經(jīng)通過已有的系統(tǒng)模塊解決了會議室資源管理、部分會議組織等問題，但并未真正從會議的全生命周期管理的角度出發(fā)去形成包括會前、會中、會后的完整管理閉環(huán)，這對于提升企業(yè)會議管理效能來說遠遠不夠。此外，由于會議的重要性和涉密性，企業(yè)還應(yīng)重點關(guān)注會議信息、會議材料的保密性，設(shè)置查閱權(quán)限，進行明晰的權(quán)責(zé)劃分。利用信息系統(tǒng)來固化權(quán)限，實現(xiàn)操作留痕，可以讓會議的保密性進一步得到保障。他介紹，慧點科技會議管理系統(tǒng)在設(shè)計之初就充分考慮了以上管理、應(yīng)用需求，從而使得產(chǎn)品能夠靈活適應(yīng)各種應(yīng)用場景。

六大功能升級會議管理

呂兆海介紹，慧點科技會議管理系統(tǒng)主要包括會議計劃管理、會議組織管理、會議決策管理、決策支撐、移動會議和系統(tǒng)集成六大功能。

慧點科技會議管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
 

會議計劃管理：系統(tǒng)中的會議計劃管理模塊能夠有效支持企業(yè)重要會議的會議計劃制定、智能化提醒、關(guān)聯(lián)功能啟動和會議配置，而且能夠根據(jù)會議計劃自動生成會議看板，從而全面提升會議管理水平，簡化會議管理流程，保障會議有序開展。

會議組織管理：系統(tǒng)中的會議組織管理模塊能夠支持企業(yè)重要會議的議題指定、議題收集、議題提報、議題審批、議題材料準(zhǔn)備、議題清單、發(fā)起會議，以及議題在權(quán)限范圍內(nèi)進行共享。通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成，該模塊支持流轉(zhuǎn)公文自動關(guān)聯(lián)議題、會議發(fā)起與議題的自動關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會議紀(jì)要管理、會議室預(yù)訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升會議決策效率和效果，降低會議成本。

會議決策管理：系統(tǒng)中的會議決策管理模塊支持對議題查閱、議題備注、議題匯報和議題決策等便捷管理，從而實現(xiàn)“未會先議”，提升會議決策效率和效果。通過議題匯報等功能實現(xiàn)對議題匯報人員的有效提醒和議題的過程管理，有效推進會議進程，控制匯報質(zhì)量。

決策支撐：系統(tǒng)中的決策支撐模塊包含工作日程、綜合分析與查詢等功能，輔助領(lǐng)導(dǎo)合理統(tǒng)籌會議日程，利用數(shù)據(jù)分析支撐決策。

移動會議：系統(tǒng)支持移動化的會議管理，進一步提升會議效率。

系統(tǒng)集成：系統(tǒng)可以與OA、督辦管理、公文管理等相關(guān)系統(tǒng)、設(shè)備進行無縫集成，進而打造一體化的信息交流環(huán)境，促進業(yè)務(wù)間的協(xié)同。

實現(xiàn)一體化的會議管理

呂兆海認(rèn)為，慧點科技會議管理系統(tǒng)通過信息化手段固化了企業(yè)重要會議（如董事會、總裁辦公會、總經(jīng)理辦公會、黨委會、專題會等）的會議計劃、議題提報與準(zhǔn)備、會議通知、會中匯報、會議決策等管理業(yè)務(wù)，同時通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能集成，實現(xiàn)會前、會中、會后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，從而提升會議組織及決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，提升會議組織和會議管理效率。會議相關(guān)的所有信息都會通過系統(tǒng)有效傳遞，并且通過提醒功能知會與會者，避免任何遺漏。

第二，整合辦公資源，節(jié)省管理成本。系統(tǒng)支持無紙化辦公，避免了大量打印會議資料、會議通知等造成的資源浪費。

第三，保障會議規(guī)范，加速信息傳遞。在會議開始前，與會者將通過系統(tǒng)獲取會議時間、地點和議題等全面、準(zhǔn)確的信息，避免了采用傳統(tǒng)會議管理方式經(jīng)常出現(xiàn)的記錯時間、走錯會議室、沒有做準(zhǔn)備就出席會議等情況的發(fā)生，讓每個會議都高效、有用。

第四，加強綜合管控，深化體系統(tǒng)籌，實現(xiàn)會前、會中和會后的全業(yè)務(wù)鏈管理。特別是與決議督辦系統(tǒng)整合后，相關(guān)人員可以督辦、跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，進一步提高會議的價值。

第五，智能提醒和查詢統(tǒng)計功能有效促進管理提升。

正是因為以上種種優(yōu)勢，很多集團企業(yè)都希望通過慧點科技會議管理系統(tǒng)來升級會議管理水平。目前，包括中國航信、山東黃金集團、宏源證券、華潤雙鶴、山東能源集團、山東航空、西部礦業(yè)、神朔鐵路在內(nèi)的眾多集團企業(yè)都通過應(yīng)用慧點科技的產(chǎn)品實現(xiàn)了會議管理水平的提升。

慧點科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)呂兆海