作為建設最早，用戶最多、最常用的管理信息化系統之一，OA系統在國內大中型企業中已經得到了普遍應用，并成為這些企業進行組織管理、知識管理、流程管理和集團管控等不可或缺的工具。經過多年的發展，許多企業的業務規模、管理模式已經發生了顯著變化，并由此產生一些新的應用需求，很多原有的OA系統面臨著優化、升級。

對此，國內知名OA企業北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）的OA產品經理李小娟指出，OA系統建設不是“一次性”工程，系統建成后的應用深化、系統完善不容忽視。定期檢查OA應用現狀并進行針對性的改善，不僅有助于保持系統的健康、穩定運行，更有利于企業辦公和管理效能的提升。

慧點科技OA產品經理 李小娟

避開升級的五大誤區

李小娟認為，OA系統升優化、升級的驅動力是企業的戰略發展目標。但是從目前的情況來看，很多企業在對OA系統進行優化、升級的時候，存在一些誤區。這些誤區的存在，使得升級后的OA系統效果通常不盡如人意。這些誤區主要包括：

其一，為了優化而優化，盲目地追求技術的先進性，而忽略了企業的應用需求現狀，造成IT系統和管理現狀不匹配，導致“大馬拉小車”的資源浪費。

其二，過于謹慎、保守，沒有充分考慮技術和管理理念的前瞻性，出現“一上線就落后”的尷尬局面。

其三，過分拘泥于原有系統的操作和部署模式，沒有充分利用先進技術、新模式所帶來的操作便捷和靈活部署優勢。這樣做雖然用戶對升級后操作的變化感覺不大，但升級后系統的效率、應用便捷性和用戶體驗的提升卻受到局限。

其四，過于強調滿足業務操作層面的需求，而沒有充分考慮企業管理層的決策需求，造成系統應用無法與企業的經營戰略相匹配，不能很好地為管理決策提供支持。

其五，系統優化、升級工程龐大，對管理層和用戶層的使用習慣改變過大，影響了系統推廣效率和企業的日常運營管理。

“OA系統與企業的管理理念和戰略發展是密不可分的，不能單獨考慮OA系統是否要優化、升級。所以，OA系統的優化、升級是一項非常復雜的系統工程，要建立在對企業管理的方方面面再次審視的基礎之上。”李小娟說，“OA系統是企業管理理念的展示平臺和管理觸角的延伸，OA建設不能脫離企業管理現狀，而是要滿足企業的組織架構、人力資源、企業戰略等方面的管理訴求，成為業務發展的IT基礎支撐平臺。”

她補充說，慧點科技長期致力于國內大型企業的OA系統規劃和建設，已經為40余家央企為代表的千余家大型企業提供了產品與服務，能夠為企業帶來穩定、先進的系統，以及豐富的企業管理和系統建設經驗。

關注大協同、移動化和數字化

李小娟認為，企業在優化、升級OA系統時，既要考慮技術的先進性，又要綜合評價企業的實現需求，充分考慮各個層面的IT訴求，讓OA系統成為一個協同工作、資源共享、決策支持的管理平臺。

就當前的技術和管理發展趨勢來看，李小娟認為，OA系統優化、升級時應該關注大協同、移動化和數字化。“未來改變集團型企業管理模式的關鍵因素就是IT系統帶來的管理的大協同、移動化和數字化。這三個因素將改變企業內部運營管理模式，打破企業傳統的層級企業管理模式，推動企業組織的網絡化和管理創新。”李小娟說。

其中，大協同是OA價值的重要體現。OA系統的功能已經從傳統的郵件和公文管理延伸到企業協同辦公和管控領域的方方面面，從傳統的電子化向協同化和關注管控性發展。協同化的OA系統有助于企業全面提升企業業務協同效率、深化協同領域的應用深度，同時能將企業的管理規范、業務規則、管控要求等有效地從原來的文檔直接嵌入到業務操作環節中落地。與此同時，隨著協同應用的深入，企業需要考慮各個應用間的連接，建立起業務系統協同工作、跨組織層級的運營管理協同的大格局。這樣，大協同下的OA應用不僅能固化業務流程，還能打破部門壁壘，實現以業務為導向的管理協同，提高企業的市場響應速度，強化競爭優勢。

移動化已經成為OA系統建設的必選項。OA移動化可以釋放管理效能，促進業務協同，同時還能簡化、強化內部溝通，打造企業文化宣傳的入口和重要陣地。因為OA系統涉及到的業務流程較多，而企業管理還處在不斷調整、變化中，因此，企業在進行移動OA選型時，除了要關注移動平臺本身的安全性、響應速度、穩定性和操作友好性外，還應該關注其與OA的匹配性。移動OA平臺要與OA系統保持高度一致，而不必因OA系統中的流程、表單的調整而引發系統重建，或者帶來大工作量的調整。據悉，慧點科技的集團型協同辦公產品可以幫助企業搭建一個集協同辦公、移動審批和在線溝通為一體的即時辦公環境，幫助企業建立起高效運營和符合內控管理要求的監管機制，使得企業內部知識傳遞更加便捷、通暢。此外，慧點科技的移動OA采用配置化實施策略，開發者僅需對OA中需要移動化的流程或應用進行配置即可實現應用的移動化。

OA系統的數字化首先服務于企業內部的管理決策支持，促進企業內部管理流程的PDCA精益管理；其次還服務于供應商，這說明企業的OA系統不再局限于企業內部管理，還強調企業內外部的協同、溝通，打通上下游產業鏈。李小娟透露，慧點科技的集團型協同辦公產品，在產品設計時就充分考慮了客戶的數字化需求，提供效能統計功能，幫助用戶構建能夠滿足各種決策需求的應用。

從源頭上避免推倒重來

隨著管理水平的提升和管理理念的變化，OA系統不可避免地需要升級和優化。李小娟告訴記者，如果OA系統的平臺不支持迭代開發，系統在升級和優化時，往往會采用推倒重來的方式，這給不僅給企業帶來很大的經濟損失和升級周期的延長，而且帶來很多隱性的損失。比如，管理不能延續，運營管控不能縱向貫穿，重建的系統不適用于所有成員企業，用戶使用習慣改變帶來的培訓成本居高不下，系統歷史數據孤島林立等。

因此李小娟認為，IT管理部門在做選型時，就應該選擇一個可以支持迭代開發、平滑升級的基礎平臺，這樣既能快速響應內部需求，又能實現系統的平滑升級。她表示，慧點科技的OA系統平臺可以全面滿足集團型企業的這些需求，并已在大型集團企業中廣泛推廣應用。

李小娟強調，集團型企業具有管理方式和成員組成、業態模式多樣化的特點，很難用一個絕對標準來衡量和要求所有成員企業。因此，集團型企業的IT系統要充分適應企業管理的多樣性，既要滿足集團統一管控的發展要求，也要考慮不同業務單元的實際需求。OA系統建設按照多租戶方式進行部署，在共享基礎數據的前提下實現單個租戶應用和數據的獨立，就是一個很好的選擇。

李小娟總結道，慧點科技的OA系統平臺具有支持多租戶部署、移動化、數字化、迭代開發、平滑升級等特點，采用的高性能、可伸縮的集團化架構設計，能夠幫助集團企業建立全集團統一且兼顧各成員企業差異化的協同辦公平臺，實現“統一規劃、統一設計、統一建設、統一運維、統一升級、統一管理”的信息化管控目標，降低集團企業因系統升級優化帶來的管理、運營成本和風險。